他人が見ても分かる書類とは(3)-フォルダ構造
Tweet前回「他人が見ても分かる書類とは(2)-ありがちな紙の書類」では、紙の資料に一工夫凝らすことで、分かりやすい書類として管理できることをご紹介しました。
今回は、「パソコンのファイルの場合」のうち、
2-1. フォルダが階層的、体系的に作られていないため、どの年次の資料がどこに保管されているかが分からない
事例と対策をご紹介したいと思います。
まずは、よく見かける事例を見てみましょう。案外、心当たりがあるのではないでしょうか。
(1)sato、suzukiなどの個人名のフォルダがある
未来永劫その方が居続けて、同じ仕事をずっとするなら構わないでしょう。しかし、退職や転勤によってその方が居なくなることも十分にあり得ます。個人名のフォルダにしておくと、仕事がどうしても属人的となり、整理がつかなくなります。
(2)２００９、2010など半角と全角のフォルダが混在している。
コンピュータは半角と全角を区別します。統一的にファイルを処理するためには、半角と全角はどちらかにきっちりと統一すべきでしょう。後に述べるつもりでいますが、ファイルのリンクを作成する際にも半角と全角が混在するとエラーの元になります。
(3)一番上の階層に「2006」というフォルダがあるが、「suzuki」の下にも「2006」がある。
「2006」は2006年のことだと思われますが、どちらのフォルダにどんなファイルが入っているのか、非常に分かりにくくなります。
(4)「決算」の他に「決算関係」のフォルダがある。
どちらが本当の決算なのか分かりにくくなります。どちらかに統一すべきでしょう。
(5)年度は「期」で表示すべきなのか、「西暦」で表示すべきなのか
「決算sato」の下に、「固定資産14期」というフォルダがあります。日本企業の慣習として、年度で表す以外に「第xx期」という事業年度の表し方があります。
どちらを一般的に用いているかは会社の事情によりますが、せめて「第xx期」か西暦か、あるいは「平成23年」といった年号なのか、どれかに統一すべきでしょう。
(6)月を英語で表している
外資系企業に多い特徴ですが、「Mar 2010」「Apr 2010」のように、月を英語で表したフォルダ名を良く見かけます。
コンピュータはアルファベット順に処理しますので、このように月を英語で表すと、一番最初に4月(April)が来て、次に8月(August)が来ると言う奇妙な並びになります。
201001、201002、などのような名前のつけ方にすれば、月の順番にフォルダが並んで見やすくなります。
改善例
絶対的な正解というものはありませんが、一つの例として次の図をご覧ください。
上記で述べたような問題を解決して、だいぶ見やすくなったのではないでしょうか。
ただし、このようなすっきりとした階層構造を維持するのはなかなか大変です。社内、部内などで統一したルールを作るとともに、誰もが勝手に安易な名前でフォルダを作らないよう、フォルダの管理者をキチンと決めておくことも一案でしょう。